La gestione della corrispondenza PEC
La gestione della corrispondenza PEC
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è il sistema che consente di inviare e-mail con valore legale, equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, con attestazione dell’orario esatto di spedizione, come stabilito dalla vigente normativa.
La PEC ricopre un ruolo sempre più rilevante in ambiente professionale grazie al suo valore legale ed opponibile a terzi, che certifica la consegna e l’accettazione di un messaggio.
Il Dln.185/2009 convertito in Legge n.2/2009, ha sancito l’obbligatorietà dell’utilizzo della PEC per imprese, professionisti e Pubbliche Amministrazioni.
Imprese e Professionisti hanno l’obbligo di dotarsi di una PEC e dal 1° Ottobre 2020 devono comunicare al Registro delle Imprese il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata attivo, secondo quanto previsto dal decreto Semplificazioni.
In caso di inottemperanza si può incorrere in multe e sanzioni, diverse per le Aziende e per i professionisti iscritti ad un Albo.
Primo problema:
Avendo valore legale e per essere opponibili a terzi, i messaggi vanno conservati digitalmente secondo l’art.2214 del Codice Civile, che prevede l’obbligo per l’imprenditore di conservare lettere e telegrammi in un idoneo sistema di conservazione e, l’art. 2220 ne dispone la conservazione per 10 anni.
Secondo problema:
L’obbligo di dotarsi di una casella PEC non preclude l’attivazione di più caselle, per gestire il flusso di comunicazioni certificate verso tutti i reparti.
Indipendentemente da quante PEC si utilizzano, si nota subito un grosso problema gestionale: esse sono completamente scollegate dagli altri processi documentali e amministrativi.
Da qui, l’esigenza di una gestione organizzata delle proprie caselle di Posta Elettronica Certificata, integrata con i flussi di lavoro aziendali, per facilitare l’utilizzo professionale di questo strumento innovativo, anche a fronte di elevati volumi di corrispondenza elettronica.
Diventa fondamentale non perdere nessuna raccomandata PEC e assicurarsi che tutti i messaggi vengano letti e recapitati alla persona giusta.
Infine, attraverso webmail o tradizionali client di posta, abbiamo anche queste inefficienze:
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Spazio: i messaggi SPAM intasano le caselle di Posta PEC, che si satura velocemente, portando pericoli all’interno della casella stessa.
Una PEC piena cessa di funzionare e il suo ripristino è laborioso.
• Confusione: le notifiche di accettazione e consegna nella posta in arrivo non consentono di monitorare costantemente gli esiti dell’invio.
Con la Webmail PEC, spesso si verificano episodi di mancata lettura, o di difficoltà di apertura dei messaggi, o di verifica dell’esito di spedizione di una PEC.
• Sicurezza: l’utilizzo condiviso della PEC aziendale da parte di più utenti con credenziali anonime e la possibilità di cancellazione di un messaggio sono un rischio per la sicurezza aziendale.
Quando una PEC viene consultata da più persone, diventa indispensabile un sistema di controllo e tracciatura, per evitare che il messaggio venga smarrito nei percorsi interni aziendali, o che informazioni riservate finiscano sulla scrivania sbagliata. Anche La mancata presa in carico, o l’erronea cancellazione possono costituire seri problemi per l’impresa.
Soluzione:
“Gestionale PEC” è il servizio Web per la gestione integrata di tutte le PEC aziendali. Con la gestione multi account e multi provider è possibile configurare qualsiasi casella di posta elettronica certificata di qualsiasi provider (Infocert, Aruba, Actalis, Telecom, Register…..)
“Gestionale PEC” è la soluzione che traccia il percorso dei messaggi all’interno dell’organizzazione aziendale, NESSUN utilizzatore correrà il rischio di perdere alcuna raccomandata PEC.
“Gestionale PEC” è nativamente integrato con la soluzione di Consolidamento Probatorio per la conservazione digitale a norma dei messaggi e garantisce di preservare nel tempo la validità legale dei messaggi.
Cosa fa “GESTIONALE PEC”
• Traccia chi in azienda ha aperto e letto il messaggio PEC, grazie alla funzionalità Multi-Utente e alla tracciatura dei Log;
• Segnala se un messaggio PEC non è stato letto e invia solleciti di lettura. Nessun messaggio andrà perso!!
• L’antispam controlla in maniera scrupolosa tutta la posta in arrivo nella casella PEC;
• “Gestionale PEC” tiene sempre uniti i messaggi e le rispettive notifiche, migliorando la gestione della casella;
• Infine, gestisce la distribuzione interna dei messaggi PEC e le autorizzazioni in uscita.
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