Nel 2020 l’AGID ha emanato le nuove linee guida sulla 

formazione, gestione e conservazione con l’obiettivo di 

aggiornare le regole tecniche sulla formazione, 

protocollazione, gestione e conservazione dei 

documenti informatici in applicazione del Codice 

dell’amministrazione digitale nonché di creare un unico 

testo contenente tutte dette regole tecniche. Per quanto 

riguarda l’efficacia delle linee guida, è previsto che le 

stesse abbiano carattere vincolante e valenza erga 

omnes. In conseguenza di ciò, le linee guida si inseriscono 

all’interno della gerarchia delle fonti del nostro 

ordinamento come un atto regolamentare, avente natura tecnica, che, in quanto tali, possono dunque essere 

fatte valere dinanzi al giudice amministrativo qualora fossero violate. Le linee guida oltre ad aver disciplinato in 

maniera uniforme le modalità di formazione, gestione e di conservazione di documenti informatici, in modo da 

garantirne l’integrità la leggibilità, la fruibilità e l’opponibilità nel tempo, si occupano di disciplinare la formazione 

dei duplicati, delle copie e degli estratti informatici di documenti 

informatici. 

Le Linee Guida disciplinano inoltre il sistema di conservazione e la sua 

funzione nonché i ruoli coinvolti nel processo di conservazione: Il titolare 

dell’oggetto di conservazione, il produttore dei Pacchetti di versamento, 

l’utente abilitato, il responsabile della conservazione e il conservatore. Si 

aggiunge a questo elenco anche il responsabile del servizio di 

conservazione, nei casi di affidamento del servizio di conservazione da 

parte del titolare a un conservatore. Analizzando alcuni di questi ruoli si 

evidenzia che nella pubblica amministrazione il ruolo di responsabile della 

conservazione è affidato a un dirigente o funzionario interno individuato 

dal titolare dell’oggetto della conservazione, che abbia competenze 

giuridiche, informatiche e archivistiche. Per i soggetti diversi dalle 

amministrazioni pubbliche, il ruolo di responsabile della conservazione può 

essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di 

idonee competenze giuridiche archivistiche e informatiche, purché terzo 

rispetto al conservatore al fine di garantire la funzione di Titolare 

dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione

Il compito del responsabile della conservazione sia nelle Pa che nel mondo privato è quello di definire e di attuare 

le politiche del sistema di conservazione e di gestirlo in autonomia sotto la sua responsabilità: in particolare, 

 definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali che deve avere il sistema di conservazione; 

 gestisce il processo di conservazione e assicura la sua costante conformità alla legge; 

 genera e sottoscrive il rapporto di versamento; 

 effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; 

 effettua la verifica periodica, almeno quinquennale, dell’integrità e della leggibilità dei documenti contenuti 

nel sistema di conservazione; 

 provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici a seconda dell’evolversi del contesto 

tecnologico; 

 predispone le misure necessarie per garantire la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione. 

Sotto la propria responsabilità può delegare lo svolgimento delle 

proprie attività o parte di essere a uno o più soggetti che all’interno 

della struttura organizzativa abbiano specifiche competenze ed 

esperienze. Nel caso in cui il servizio venga affidato a un conservatore, 

le attività del responsabile della conservazione o alcune di esse ad 

esclusione della predisposizione del manuale di conservazione, 

potranno essere affidate al responsabile del servizio di conservazione 

rimanendo inteso che la responsabilità giuridica sui processi di 

conservazione, non essendo delegabile, rimane in capo al responsabile 

della conservazione chiamato a svolgere le necessarie attività di 

verifica e controllo in ossequio alle norme vigenti sui servizi affidati in 

outsourcing dalle PA. 

Interessante figura quella del produttore dei pacchetti di versamento, per le PA questo ruolo è svolto da persona 

interna alla struttura organizzativa, mentre per i privati può essere un ruolo svolto all’esterno della struttura 

organizzativa del titolare dell’oggetto di conservazione. Il produttore dei pacchetti di versamento assicura la 

trasmissione del PDV (pacchetto di versamento) al sistema di conservazione, secondo le modalità definite nel 

manuale di conservazione. Nel caso si affidamento del servizio il Produttore di PdV provvede a generare e 

trasmettere al sistema di conservazione i pacchetti di versamento nelle modalità e con i formati concordati con il 

conservatore. Ha inoltre la responsabilità di verificare il buon esisto dell’operazione di trasferimento al sistema 

tramite la presa visione del rapporto di versamento prodotto dal sistema stesso. Un altro ruolo previsto è quello 

dell’utente abilitato che consiste nel richiedere al sistema di conservazione l’accesso ai documenti per acquisire le 

informazioni di interesse nei limiti previsti dalla legge e nelle modalità previste dal manuale di conservazione. 

Le linee Guida ci ricordano, nel caso di affidamento del servizio di conservazione che il nominativo ed i riferimenti 

degli attori coinvolti nel processo di conservazione devono essere indicati nelle specifiche del contratto o nella 

convenzione di servizio con il conservatore nel quale sono riportate le attività affidate al responsabile del servizio 

di conservazione. 

Per assicurare l’efficacia probatoria dei documenti 

informatici e delle copie, la certificazione di processo è 

stata introdotta dal legislatore con la finalità di 

favorire la dematerializzazione di grosse quantità di 

documenti analogici. L’adozione di tale processo 

riguarda tutti i soggetti indicati nell’art. 2 commi 2 e 3 

del CAD che eseguono la dematerializzazione massiva 

dei documenti analogici e che vogliono garantire la 

corrispondenza del contenuto e forma della copia 

informatica all’originale analogico, non volendo 

ricorrere allo strumento del raffronto dei documenti in 

quanto oneroso e, in alcuni casi, impraticabile.

Nel modello di certificazione di processo devono 

concorrere due elementi fondamentali: 

 la presenza di una procedura tecnologica in grado di garantire la corrispondenza della forma e del 

contenuto dell’originale e della copia; 

 la previa descrizione e certificazione di questo processo, al fine di conferire ai documenti risultanti dal 

processo di scansione l'efficacia probatoria prevista: «Le copie per immagine su supporto informatico di 

documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli 

originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò 

autorizzato, secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71». (art. 22 comma 2 del CAD).

La certificazione di processo mira a conseguire il medesimo risultato della “certificazione tradizionale”, 

rappresentato dal tradizionale metodo di raffronto fra originale e copia. Pertanto, detto processo dovrà 

caratterizzarsi non solo dal punto di vista oggettivo, ma anche soggettivo. In particolare:

 per l’ambito oggettivo: il ciclo di dematerializzazione massiva dovrà essere certificato da organismo terzo 

in accordo agli standard ISO 9001 e ISO 270013, con campo di applicazione specifico per i servizi di 

progettazione e dematerializzazione massiva di documenti.

 per l’ambito soggettivo: il ciclo di dematerializzazione dovrà concludersi con il metodo del raffronto a 

campione dei documenti, generando una certificazione ovvero un risultato probatorio differente a seconda 

che il rapporto di verificazione sia firmato da un pubblico ufficiale o da un soggetto privato.

L’efficacia probatoria di un documento-copia varia se rimessa all’intervento di un pubblico ufficiale o a quello di 

un soggetto privato. In particolare:

 valore probatorio privilegiato: fa piena prova fino a querela di falso (ex art. 2700 del c.c.) se la conformità 

all’originale è assicurata da un pubblico ufficiale o notaio.

 valore probatorio semplice: fa piena prova fino a disconoscimento se la conformità all’originale e data da 

un soggetto privato.

Ne consegue che si parla propriamente di certificazione di processo solo qualora l’attestazione di conformità 

venga rilasciata da notaio o Pubblico Ufficiale a ciò autorizzato e sottoscritta per mezzo della firma digitale o di 

altra firma elettronica qualificata (ex artt. 22 comma 2 e 23-ter comma 3 del CAD). Nel caso di soggetto privato, 

non si produrrà una certificazione di processo ma unicamente un rapporto di verificazione sottoscritto dallo 

stesso.

L’entrata in vigore delle nuove Linee Guida sulla 

formazione, gestione e conservazione dei documenti 

informatici redatte dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) 

prevede che a partire dal 1 gennaio 2022 i soggetti indicati 

nell’art. 2 e 3 del CAD dovranno ottemperare a quanto 

disciplinato dalle stesse Linee Guida. In particolare, il par. 

2.1.1. stabilisce che “al momento della formazione del 

documento informatico immodificabile, devono essere 

generati e associati permanentemente ad esso i relativi 

metadati”. L’Allegato 1 “Glossario dei termini e degli 

acronimi” definisce i metadati come “dati associati a un o 

documento informatico, a un fascicolo informatico o a 

un'aggregazione documentale per identificarli, 

descrivendone il contesto, il contenuto e la struttura - così 

da permetterne la gestione del tempo – in conformità a 

quanto definito nella norma ISO 15489-1:2016 e più nello 

specifico dalla norma ISO 23081-1:2017”. Pertanto, tutti i soggetti obbligati ad ottemperare alla norma, dovranno 

associare all’oggetto digitale di conservazione i metadati previsti dall’Allegato 5.

In tal senso, l’Allegato 5 “Metadati” distingue tra metadati da associare al documento informatico, al documento 

amministrativo informatico o all’aggregazione documentale informatica.

I metadati generati sono associati al documento e versati al sistema di conservazione mediante il pacchetto di 

versamento generato dal Produttore dei PdV (persona interna al Titolare dell’oggetto di conservazione).

Rispetto alle precedenti regole tecniche, l’attuale schema di metadati è stato largamente ampliato a 18 metadati 

per il documento informatico e il documento amministrativo informatico per ottemperare sempre più ai principi 

di interoperabilità, trasparenza e conoscenza approfondita del contesto documentale.

Dal punto di vista strutturale, gli schemi indicano per ciascun metadato:

 Informazione;

 Campi;

 Sottocampi;

 Valori ammessi;

 Tipo dato;

 Obbligatorietà;

 Nuova Definizione.

Come sottolineato anche dal legislatore, l’attività di indicizzazione, individuazione e ricerca dei documenti è 

significativamente agevolata dalla definizione della tipologia documentale, dei dati di registrazione, dell’oggetto 

e della classificazione.

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